приједлога пројеката који се организује у склопу пројекта „Регионални програм локалне демократије на Западном Балкану“ (ReLOaD) у сарадњи са Општином Соколац, у четвртак, 23. маја 2019. године у трајању од 12.00 до 14.00 сати одржан је први од четири планирана менторска састанка за заинтересоване представнике/це организација цивилног друштва (ОЦД).
Први термин менторског састанка је најављен у огласу за јавни позив објављеном у Независним новинама, 15. маја 2019. године као и на званичној интернет страници Општине Соколац (www.osptinasokolac.net) те Развојног програма Уједињених нација (www.undp.org). Додатно, како би се осигурало да су ОЦД обавијештене о менторском састанку и Отвореном дану, Општина Соколац је 20. маја доставила циркуларну електронску пошту на контакт адресе организација цивилног друштва те је позив за учешће на информативном састанку за ОЦД Отвореном дану као и менторском састанаку објављен на службеној интернет страници општине Соколац.
Састанку је, поред менторице и представника УНДП-а, присуствовало укупно 3 представника ОЦД из 3 ОЦД-а (2 мушкарца, а жена), те један представник општине. На почетку менторског састанка учесницима/цама је појашњена улога ментора/ице, наглашавајући да је једина улога ментора/ице да укаже на грешке, те не учествује у рјешавању истих. Ментор/ица нема мандат да се директно укључује у израду пројектног приједлога, те у циљу осигурања и примјене транспарентног приступа реализација менторства по принципу „један на један“ није дозвољена, односно присуство ментора/ице и само једног представника ОЦД није могуће. У току трајања јавног позива, планирана су максимално четири менторска састанка.
Обзиром да је менторски састанак организован одмах након информативног састанка Отвореног дана, менторица није имала потребу презентовати основне елементе Јавног позива, већ је фокус стављен на презентацију искустава из прошлогодишњег јавног позива те су презентоване најчешће грешке које су биле везане за дисквалификацију, односно елиминаторне категорије из евалуационе матрице: финансијске и оперативне капацитете те релевантност пројектне идеје.
Менторица је истакла важност реалне само-процјене од стране саме ОЦД у смислу властитих капацитета и референци да административно и финансијски може управљати предложеним пројектом. ОЦД која нема финансијска средства или врло лимитирана током године обзиром да се све активности одвијају на волонтерској основи, може аплицирати на овај јавни позив уз препоруку да такве ОЦДа аплицирају са мањим пројектима од 10 -20 000 КМ. Приложене форме билансе стања и успјеха нису елиминирајући фактор при оцјењивању.
На састанку се водила дискусија шта је пројекат и наглашено је да овај јавни позив подржава пројектне активности. Финансирање свакодневних, редовних активности удружења нису прихватљиве за финансирање кроз ReLOaD програм. Ово значи да финансирање општег програма рада и редовних активности није предвиђено кроз јавни позив ReLOaD. Трошкови пројекта који се односе на плаћање котизација и учешћа на такмичењима (нпр. регионалним или републичким и сл.), није у складу са критеријима Јавног позива те неће бити третирани као прихватљиви трошкови.
Појашњено је да од укупног пројектног буџета дозвољено је максимално 30% искористити за административне трошкове (људске ресурсе (менаџер, координатор, асистент и сл), путне трошкове (везане за неке састанке које врши менаџмент пројекта), канцеларијске трошкове (рента, струја, телефон и сл.)), те да је у оквиру директних пројектних трошкова дозвољено платити неопходне експерте /стручњаке/предаваче који би реализовали пројектне активности.
Одабир предавача/стручњака треба бити кроз транспарентан и конкурентски јавни позив/оглас, и није нужно да особа мора бити са општине Соколац. Предавачи/стручњаци/тренери су ангажовани за проведбу одређених активности (тренинга, радионица, предавања и сл.) и зато спадају у директне трошкове пројекта. Приказ хонорара у буџету пројекта за ове врсте ангажмана је у бруто износу.
Наглашено је да износ до макисмално 30% укупног буџета пројекта може бити искориштено за набавку опреме и реконструкцију, али само уколико су ти радови и опрема неопходни за успјешну реализацију пројекта. Опрема треба бити неопходна за спроведбу пројектне интервенције и без те опреме било би неизводиво провести пројекат. Опрема треба бити купљена као нова, кроз конкуренцијски поступак, са уредном документацијом и гаранцијским роком. Обратити пажњу на нпр. пољопривредне пројекте гдје би требало да се набављају пластеници и сл. Треба посебно водити рачуна о критерију да пројекти нису за ексклузивну добит појединаца. У пројектном приједлогу је потребно дефинисати шта ће се догодити са набављеном опремом по окончању успјешне имплементације пројекта, те како обезбиједити да се шира заједница „окористи“ пројектним резултатима а не само ужа група појединаца/инки. Одабир корисника за додјелу опреме на ограничено кориштење, (која је набављена кроз пројекат) треба бити кроз дефинисане, релевантне критерије док сам процес одабира мора бити транспарентан и описан у приједлогу пројекта.
На састанку је било дискусије око плаћања ПДВ-а и објашњено је да ОЦД-а нису ослобођене плаћања пореских обавеза па тако ни ПДВ-а. Трошкови пореза, а тако и ПДВ-а су прихватљиви трошкови односно требају бити укључени у пројектни буџет.
Питање географске припадности корисника пројекта такођер је разговарано и појашњено је да за ову прилику ЈЛС даје свој финансијски допринос (30% суфинансирање из општинског буџета) за све одобрене пројекте те је стога неопходно да се циљна и корисничка група вежу за територију одговарајуће ЈЛС – у овом случају за општину Соколац.
Уколико не постоје објективни услови да се неке пројектне активности имплементирају на територији општине, могуће је те активности одрадити ван територије општине уз одговарајуће објашњење у апликационој форми (нпр. у општини Соколац не постоји базен гдје би дјеца могла имати терапијске вјежбе пливања, па би се такве активности могле одвијати на олимпијском базену у Сарајеву)
Питање у вези сукоба интереса (нпр. уколико је предсједник удружења запослен у општини да ли удружење може аплицирати на овај јавни позив и потписати уговор за добијени пројекат са ReLOaD програмом, гдје општина има 30% суфинансирања) савјетовано је да се одмах питање у писаној форми упути на registry.ba@undp.org како би ReLOaDпројектни тим могао да сагледа све аспекте постављеног питања и одговори на вријеме у вези могућег сукоба интереса.
Учесницима и учесницама првог менторског састанка је наглашено да за сљедећи сусрет требају доћи спремни са већ конкретним идејама које се уклапају у захтјеве јавног позива и у складу су са стратешким приоритетима општине Соколац, те искористити менторске састанке за конкретна питања у вези пројектних интервенција . Наглашено је више пута да је неопходно прочитати Смјернице за апликанта, обзиром да прича око начина аплицирања је већ обрадјена на првом менторском састанку.
Договорено је да други менторски састанак буде одржан 3. јуна 2019. године у 11.00 сати.
Наредни термини ће бити објављени на службеној страници општине како би што већи број заинтересованих представника ОЦД присуствовао овим састанцима. Заинтересовани учесници/ице је потребно своје пријаве за учешће на менторском састанку доставити на е-адресу sladjana.vukojicic@opstinasokolac.net.
